Folge 7: Oft ist KI (nicht) die Lösung

Seit 2023 wird Künstliche Intelligenz oft als Allheilmittel für unternehmerische Herausforderungen aller Art gehandelt. Von automatisierten Kundenantworten bis hin zu intelligenten Prozessoptimierungen – die Erwartungen sind hoch. Doch unsere Erfahrungen in der Beratungspraxis zeigen ein anderes Bild: KI ist zwar oft der Schlüssel, aber nicht immer die Lösung.

KI Lösungen als Zauberstab für Unternehmen?

„KI ist zwar oft der Schlüssel, aber nicht immer die Lösung.“ Dieser spannenden Hypothese gehen wir in dieser Folge nach und zeichnen an einem Kundenbeispiel exemplarisch nach, warum der Weg zu effektiven Unternehmenslösungen häufig mit einer Überarbeitung bestehender Prozesse beginnt.

Inhaltsverzeichnis:

1. Zwei Phänomene in erfolgreichen Unternehmen
2. Der KI-Zauber und seine Grenzen
3. Wenn der Wunsch nach KI auf die Realität trifft
4. Prozesse vor Technologie 
5. Die wahren Zeitfresser
6. Der Weg zu effektiven Lösungen

In einem aktuellen Projekt sollten ursprünglich, Informationen aus PDFs ausgelesen und für automatisierte Kundenantworten genutzt werden. Im Laufe der Analyse drehte sich die Zielrichtung um: Die angedachte KI-Automatisierung verschwand zusehends hinter dem ungleich größeren Potenzial: Dabei geht es um grundlegende Prozesse – und um Daten 🙂

Zwei Phänomene in erfolgreichen Unternehmen 

In unserer Beratungspraxis begegnen uns immer wieder zwei interessante Phänomene, selbst in sehr erfolgreichen Unternehmen.

Phänomen 1: Das Dringendes-vs.-Wichtiges-Dilemma
„Fast immer bleibt zu wenig Zeit, interne Prozesse an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Jeder kennt das Dilemma: Dringendes vs. Wichtiges. Meistens ist man beschäftigt mit Feuerlöschen und hat keine Zeit sich um Brandschutz zu kümmern.“ Diese Beobachtung gilt universell – ob in KMUs oder Konzernen. Die täglichen Herausforderungen binden so viele Ressourcen, dass für strategische Prozessarbeit kaum Kapazität bleibt.

Phänomen 2: KI als Katalysator für Prozessoptimierung
Wenn KI ins Spiel kommt, passiert oft etwas Erstaunliches: „KI dient wirklich oft als Schlüssel und ist der Anlass, dass man seine Prozesse etwas genauer unter die Lupe nimmt.“ Plötzlich wird nicht mehr nur über Technologie gesprochen. „KI oder IT, das ist gar nicht technisch hörbar oft, weil es darum geht, wer macht denn was, mit wem, wann und wie. Es geht also um das Zusammenspiel von Menschen, es geht um Beziehungen und dann beginnt das Thema Prozesse und Organisationsentwicklung.“

KI wirkt wie ein Brennglas, das den Fokus auf vernachlässigte Bereiche richtet. Unternehmen nutzen die KI-Einführung als Anlass, endlich die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben anzugehen.

Der KI-Zauber und seine Grenzen

Die Faszination für künstliche Intelligenz gründet auf scheinbar eloquente KI-Sprach- und Bildausgaben. Verständlicherweise möchte man der Wunderwuzi-KI gerne, zeitraubende Routineaufgaben abgeben, um sich den wirklich wichtigen Themen zu widmen. Oft versprechen KI-Lösungen genau das: mehr Effizienz, weniger Fehler, geringere Kosten. In der Realität stoßen diese Wunschvorstellungen jedoch oft an ihre Grenzen.

Auf den Punkt gebracht: „Alle wollen KI-Lösungen, aber nicht immer ist KI die Lösung.“ Diese Erkenntnis ist mehr als eine Binsenweisheit – sie ist der Schlüssel zum Verständnis, warum viele KI-Projekte scheitern, bevor sie überhaupt richtig beginnen. Der Grund liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in der fehlenden Grundlage für ihren sinnvollen Einsatz.

Der Wunsch nach KI trifft auf Realität

In unseren Kundengesprächen erleben wir häufig noch ein interessantes Phänomen: Die Fantasie darüber, was KI alles können könnte, ist häufig groß. Da wird von automatischen Antwortgeneratoren geschwärmt, von selbstständig arbeitenden Chatbots und intelligenten Dokumentenanalysen. Oft haben die Kunden – oder jemand in ihrem Unternehmen, vielleicht sogar die technikaffine Tochter oder der Sohn – bereits erste Experimente gewagt.

Doch sobald es um eine vernetzte Lösung geht, folgt oftmals die Ernüchterung. „Experimentieren alleine führt nicht ans Ziel“, wie wir immer wieder feststellen. Diese vereinzelten Versuche bleiben meist Inseln, die im Unternehmensalltag versanden. Die eigentlichen Probleme liegen viel tiefer: in fehlenden oder ineffizienten Prozessen, unstrukturierten Daten und mangelnder Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen.

Prozesse vor Technologie

In einem aktuellen Projekt ging es ursprünglich darum, Informationen aus PDFs auszulesen und für automatisierte Kundenantworten zu nutzen. Im Laufe der Analyse drehte sich das Ziel um: Es ging plötzlich nicht mehr um KI-Automatisierung, sondern um die Optimierung der Datenhaltung und -pflege.

Im Spannungsfeld zwischen Dringend und Wichtig können angedachte KI-Projekte oft den Ausschlag zum „Go“ geben. Sie fungieren als Katalysator für eine längst überfällige Prozessüberprüfung. „KI dient wirklich oft als Schlüssel und ist der Anlass, dass man seine Prozesse etwas genauer unter die Lupe nimmt“, beobachten wir regelmäßig. Was folgt, ist häufig die Erkenntnis, dass nicht die KI das Problem löst, sondern die grundlegende Überarbeitung der Abläufe. Es geht um fundamentale Fragen: Wer macht was, mit wem, wann und wie?

Die wahren Zeitfresser

In der Praxis stoßen wir immer wieder auf Prozesse, die zwar funktionieren, aber ineffizient sind. „Menschen entwickeln aus der Not eine Tugend“, stellten wir fest. Sie entwickeln Routinen und Gewohnheiten, die ursprünglich als Notlösungen gedacht waren, werden aber im Laufe der Zeit zum Standard.

Diese Zeitfresser manifestieren sich in verschiedenen Formen:

• Manuelle Dateneingabe in mehrere Systeme
• Fehlende Kommunikation zwischen Abteilungen und Tools
• Datensilos, die nicht miteinander sprechen
• Veraltete oder schlecht gepflegte Informationsquellen

Ein Kunde berichtete uns von mehrfachen täglichen Einträgen in verschiedene Systeme, die notwendig waren, damit „der zweite weiß, was der erste gemacht hat.“ Die Hochrechnung zeigte: Allein dieser (an sich effiziente) Prozess kostete mehrere Arbeitswochen pro Jahr, weil er so oft wiederholt wurde.

Der Weg zu effektiven Lösungen

Der Schlüssel zu effektiven Lösungen liegt nicht im Zauberstab KI, sondern in systematischer Prozessanalyse. Wir verwenden dabei einen strukturierten Ansatz:

1. Ist-Analyse: Wir visualisieren die aktuellen Prozesse und messen, wie viel Zeit einzelne Schritte tatsächlich benötigen.
2. Sollkonzept: Gemeinsam mit den Mitarbeitern identifizieren wir Optimierungspotenziale und definieren, wie ein idealer Prozess aussehen könnte.
3. Change-Management: Wir begleiten die Veränderung und helfen dabei, gewohnte Abläufe zu überwinden.
4. KI-Integration: Erst wenn die Prozesse optimiert sind, kommt KI ins Spiel – dort, wo sie wirklich Mehrwert schafft.

„Die KI, so spannend sie momentan auch sein mag, ist in Wahrheit ein Bewusstmachungs-Mittel für suboptimale Prozessabläufe und Beziehungen in Unternehmen“, berichtet Daniel aus der Praxis.

Die eigentliche Arbeit liegt in der Prozessoptimierung – KI ist der Katalysator, aber nicht die Lösung.

Der Mensch im Mittelpunkt der Transformation

Am Ende geht es bei der erfolgreichen Transformation nicht primär um Technologie oder KI. Wie wir bereits zu Beginn unseres Podcasts betont haben: Wir beleuchten Chancen von Wandel im Zeitalter der künstlichen Intelligenz aus dem Blickwinkel von Organisationen und Menschen. Denn „KI oder IT, das ist gar nicht technisch hörbar oft, weil es darum geht, wer macht denn was, mit wem, wann und wie. Es geht also um das Zusammenspiel von Menschen, es geht um Beziehungen und dann beginnt das Thema Prozesse und Organisationsentwicklung.“

Erfolgreiche Veränderung in Unternehmen setzt immer beim Menschen an. KI mag der Auslöser sein, um endlich über notwendige Veränderungen nachzudenken, aber die eigentliche Transformation findet auf der menschlichen Ebene statt. Sie erfordert Mut, neue Wege zu gehen, Gewohnheiten aufzubrechen und gemeinsam an einer besseren Organisation zu arbeiten.

In diesem Sinne kann der Wunsch nach KI Lösungen der perfekte Anstoß für einen Wandel sein, der das Unternehmen nachhaltig voranbringt.

ÜBER DEN PODCAST

Daniel und Petra – deine Hosts sind Experten für digitales Marketing, Organisationsentwicklung / IT 

„Wir wollen den Blick weg von Technik, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen.“

IM Podcast Vom Hype zum Handeln“ tauchen wir in weiteren Folgen noch tiefer in einzelne Aspekte ein, lassen Experten zu Wort kommen und stellen praktische Beispiele aus der Unternehmenspraxis vor. Dabei werden sowohl erfolgreiche Implementierungen als auch Lernerfahrungen aus weniger erfolgreichen Versuchen geteilt, um Unternehmen den Weg in die KI-gestützte Zukunft zu erleichtern.

Unser Transformationspodcast „Vom Hype zum Handeln“

• erscheint 2-wöchentlich und wird um
• Audio-Bausteine aus dem „KI Kaffee“ und Beiträge zum Themenkreis Wandel und KI ergänzt.

Deine Gastgeber

• Petra Liebl – Marketing-Beratung und Digitalisierungsexpertin
• Daniel Knabl – Systemische Beratung und IT-Experte