Viele Betriebe scheitern daran, KI sinnvoll in laufende Prozesse zu integrieren. Was tun, wenn Pilotprojekte stecken bleiben oder Mitarbeitende private Tools ohne Richtlinien nutzen?
In dieser Episode spreche ich mit Marco Esposito, Trainer für KI und digitale Transformation, darüber, wie Unternehmen KI heute tatsächlich einsetzen – und wo es in der Praxis noch hakt. Denn trotz breiter Verfügbarkeit von Tools und wachsender Erfahrung zeigt sich: Zu viele Projekte scheitern, dabei ließe sich das vielfach mit bekannten Change Management Techniken vermeiden.
Stolpersteine adé: Vorbereitung ist alles
Wir gehen auf typische Stolpersteine ein, beleuchten funktionierende Beispiele und zeigen, welche Schritte Unternehmen brauchen, um KI realistisch und praxisnah zu etablieren.
1. KI scheitert selten an der Technologie – öfter an der Umsetzung
Die oft zitierte MIT-Studie, die von 95 % gescheiterten KI-Projekten spricht, ist zwar methodisch umstritten, zeigt aber eine Realität, die Marco aus seiner Praxis bestätigt:
Viele Unternehmen starten Projekte, ohne Strategie, ohne klare Ziele und ohne Einbettung in bestehende Prozesse.
Parallel dazu verweist die aktuelle Wharton-Studie auf einen klaren Zusammenhang zwischen dauerhafter Implementierung und organisatorischer Vorbereitung.
Der Erfolg liegt also weniger im Tool, sondern in der Art und Weise, wie es eingeführt wird.
2. Shadow AI: Still aber besonders risikoreich
Eines der zentralen Probleme in Unternehmen ist Shadow AI – also der private Einsatz von KI-Tools ohne Abstimmung mit der Organisation.
Marco spricht konkrete Probleme an, wie sie in Unternehmen auftreten:
- Kalender werden mit KI-Tools verknüpft – inklusive vertraulicher Meetingdaten.
- Führungskräfte laden Kunden-E-Mails samt Signatur in Gratisversionen hoch.
- Mitarbeitende nutzen Tools, die das Unternehmen gar nicht kennt oder autorisiert hat.
Nicht, weil sie Regeln brechen wollen, sondern weil sie keine Orientierung haben und schnell zu einem Ergebnis kommen möchten.
Das führt zu Risiken in Bezug auf Datenschutz, Datensicherheit, Markenkommunikation und Haftung.
Shadow AI entsteht nicht durch Böswilligkeit – sondern durch fehlende Schulung und fehlende Kommunikation.
3. Schulungen als Hebel für erfolgreiche KI-Einführung
Seit Februar verpflichtet der AI Act Unternehmen, Mitarbeitenden grundlegende KI-Kompetenzen zu vermitteln. Aber auch unabhängig davon zeigt sich:
Schulung ist der Punkt, an dem die meisten Projekte stehen oder fallen.
Marco beobachtet regelmäßig, wie Ängste vor KI verschwinden, sobald Menschen verstehen:
- Was KI kann – und was sie nicht kann
- Welche Daten sie eingeben dürfen
- Wie Tools strukturiert genutzt werden
- Welche Risiken vermeidbar sind
- Wo KI Prozesse tatsächlich erleichtert
Besonders interessant ist Marcos Beobachtung:
Gerade Mitarbeitende, die sich zu Beginn als „sehr analog“ bezeichnen, entwickeln später oft die besten Ideen für KI-Anwendungen – sobald sie Sicherheit und Wissen haben.
Gut funktionierende Formate sind:
- KI-Cafés: regelmäßige Treffpunkte für Austausch
- interne KI-Champions, die Kolleg:innen begleiten
- Promptsammlungen & Use-Case-Libraries
- kurze, regelmäßige Lernsessions statt marathonschulungen
- Incentives für Zeitersparnis oder erfolgreiche Anwendungsfälle
Schulung ist kein Kostenfaktor – sie ist die Grundlage für sichere und effektive Nutzung.
4. Praxisnahe KI-Lösungen statt „Shiny Tools“
Viele Unternehmen fokussieren stark auf spektakuläre KI-Anwendungen – Bildgeneratoren, Videotools, Bots. Doch Marco beobachtet:
Die größten Effekte liegen im Backoffice und in alltäglichen Routinen.
Ein Praxisbeispiel aus einem Workshop:
Ein Unternehmen nutzt einen Custom GPT, der Kundenanfragen im Stil des Unternehmens beantwortet, basierend auf Website-Inhalten und einer Wissensdatenbank.
Ergebnis: Bis zu 80 % der Antwortarbeit werden automatisiert vorbereitet – Mitarbeitende prüfen nur noch.
Es braucht also nicht immer große Projekte.
Oft reicht ein kleiner, klarer Use Case, um sofort Nutzen zu erzeugen.
5. Build vs. Buy: Nichts muss – alles kann
Lange galt der Reflex: „Wir bauen unseren eigenen Chatbot.“
Die Folgen:
- hohe Kosten
- wenig Nutzung
- Projekte, die im Labor bleiben
Heute lässt sich klar sagen:
- Buy, wenn Tools reif sind und Standards abdecken.
- Build, wenn interne Daten, Abläufe oder Wettbewerbsvorteile eine grüßere Rolle spielen.
Mit neuen Schnittstellen, Automationen und Agenten werden individualisierte Lösungen zudem immer einfacher – vor allem für kleine Teams, die schneller agieren können.
Die Kunst liegt im richtigen Mix, nicht in einer Ideologie.
6. Kultur, Kommunikation & Geduld
KI-Einführung ist kein IT-Projekt – sie ist ein Kultur- und Organisationsentwicklungsprojekt.
Daher brauchen Unternehmen:
- Offenheit
- Austauschformate
- Fehlertoleranz
- Transparenz
- Mut, klein zu starten
Viele Prozesse im Bereich generative KI entstehen gerade erst. Unternehmen, die diese Lernkurve akzeptieren, kommen schneller in die Umsetzung als jene, die Perfektion erwarten.
7. Was 2026 oben auf der Agenda bleibt: Agentic AI
Marco gibt einen Ausblick auf die nächste Entwicklungsstufe: Agentic AI – Systeme, die nicht nur antworten, sondern eigenständig Aufgaben ausführen, Entscheidungen vorschlagen und Workflows managen.
Diese Entwicklung hat das Potenzial zu verändern, wie Arbeit organisiert wird.
Wer Mitarbeitende befähigt, Orientierung gibt und realistische Use Cases wählt, setzt KI nicht nur ein – sondern etabliert sie nachhaltig.
„KI wird dort wirksam, wo Unternehmen Strategie, Schulung und Kultur zusammenbringen.“
Marco Esposito
Takeaways für die Praxis
1) KI scheitert an der Umsetzung – nicht an der Technik
📌 Viele Projekte bleiben im Pilotmodus, weil Strategie, Zuständigkeiten und Kommunikation fehlen.
2) Shadow AI erkennen & vermeiden
📌 Private KI-Nutzung ohne Vorgaben führt zu DSGVO-Risiken – meist aus Unwissenheit, nicht aus Absicht.
3) Schulungen sind der zentrale Hebel
📌 KI-Kompetenz (AI Act) nimmt Ängste, schafft Verständnis und bringt interne Ideen hervor – etwa durch KI-Cafés, Champions oder Promptsammlungen.
4) Praktische Use Cases statt „Shiny Tools“
📌 Der größte Nutzen entsteht im Backoffice, z. B. durch einen Custom GPT, der bis zu 80 % der Kundenkommunikation vorbereitet.
5) Build vs. Buy bewusst entscheiden
📌 Standardtools nutzen, wo möglich – individuell bauen, wo echter Mehrwert entsteht; moderne Agenten & APIs erleichtern beides.
6) Kultur & Kommunikation als Erfolgsfaktoren
📌 KI-Einführung ist Organisationsentwicklung und braucht Offenheit, Austausch und Fehlertoleranz.
7) Agentic AI als nächster Schritt
📌 Eigenständig handelnde Systeme werden Abläufe und Rollen veränderniert getroffen.
Marco Esposito, Trainer & KI-Experte
Mehr über Marco Esposito KI-Experte aus Vorarlberg
ÜBER DEN PODCAST
Host in Folge 19 ist Petra. Expertin für digitales Marketing mit KI
Mit ihrem digitalen und Marketing-Background geht es für Petra darum, den Blick weg von Tools, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation zu lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen – und dabei den Blick für Chancen aber auch kritisches Denken und Handeln im Umgang mit KI-Tools zu schärfen.
Petra LIEBL – Content Bakery
Als erfahrene Onlineexpertin und zertifizierte Digitalberaterin verbindet Petra Strategie, digitales Marketing und KI zu wirkungsvollen Online-Lösungen für Unternehmer:innen.
👉🏼 www.contentbakery.at info@contentbakery.at
„Wir wollen den Blick weg von Technik, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen.“
Im Podcast Vom Hype zum Handeln“ tauchen in einzelne Aspekte ein, lassen Experten zu Wort kommen und stellen praktische Beispiele aus der Unternehmenspraxis vor. Dabei werden sowohl erfolgreiche Implementierungen als auch Lernerfahrungen aus weniger erfolgreichen Versuchen geteilt, um Unternehmen den Weg in die KI-gestützte Zukunft zu erleichtern.
In „Vom Hype zum Handeln“ …
- beleuchten wir verschiedene Anwendungsfelder
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Unser Transformationspodcast „Vom Hype zum Handeln“
- erscheint 2-wöchentlich und wird um
- Audio-Bausteine aus dem „KI Kaffee“ und Beiträge zum Themenkreis Wandel und KI ergänzt.
Deine Gastgeber
- Petra Liebl – Marketing-Beratung und Digitalisierungsexpertin
- Daniel Knabl – Systemische Beratung und IT-Experte