Folge 24: Hände frei fürs Tagesgeschäft – mit KI und Automatisierung

In dieser Folge geht es darum, wie Unternehmen einfach und schnell wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. Automatisierung mit KI – ganz ohne IT-Abteilung, komplexe Tools oder Programmierung.

Im Gespräch mit Rafael Pauley, Teamleiter für Digitalisierung und E-Commerce bei der Wirtschaftskammer Tirol, geht es nicht um große KI-Strategien – sondern um konkrete, umsetzbare Praxislösungen.

Im Gespräch mit Rafael Pauley, Teamlead für Digitalisierung und KI im E-Commerce sprechen wir darüber, wie Unternehmen – egal wie klein – mit einfachsten Mitteln wiederkehrende Aufgaben automatisieren können.

Der Fokus liegt heute auf wiederkehrenden Anfragen, Prozesse strukturieren, automatisieren und dadurch Zeit gewinnen – um sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Auf diese Weise dient KI nicht als Ersatz für menschliche Arbeitskraft per se – sondern soll zeitkritische, sich wiederholende Aufgaben abnehmen.

1. Automatisieren statt reagieren

Viele Unternehmen fragen sich, wie sie KI nutzen können. Doch der praktische Ansatz ist lohnender:

Nicht KI-Tools nutzen wollen – sondern KI als Lösung für ein konkretes Problem denken.

Ein typisches Beispiel: Ein Restaurant erhält täglich die gleichen Fragen – per E-Mail, WhatsApp oder Instagram:

• Was steht heute am Mittagsmenü?
• Kann ich mit Karte zahlen?
• Bis wann ist geöffnet?
• Gibt es Parkplätze?

Diese Fragen sollen beantwortet werden wichtig – wiederholen sich aber ständig und kommen während der Zeit, in der der/die Unternehmer:in alles für das Mittagsgeschäft vorbereitet bzw. während es schon läuft.
Genau darin liegt Potenzial für Automatisierung.

Wichtig: Wenn ein Prozess klar definiert ist – Startpunkt (Anfrage kommt rein) und Endpunkt (Antwort wird verschickt) – kann er automatisiert werden.

2. Mit Drag and Drop (No-Code) statt IT-Projekt

Viele denken bei Automatisierung an komplexe IT-Systeme. In Wahrheit reichen heute sogenannte „No-Code“-Tools wie Make oder Zapier.

Beispiel für einen Prozessablauf:

• Eine Anfrage kommt rein (z. B. Gmail, WhatsApp, Instagram).
• Der Text wird ausgelesen.
• Eine KI prüft, ob die Frage in einen definierten Themenbereich fällt.
• Wenn ja → automatische Antwort.
• Wenn nein → Weiterleitung an einen Bearbeiter.

Das lässt sich einfach umsetzen, sobald man das Prozess-Prinzip verinnerlicht und die einfachen No-Code Dienste „Make“ oder „Zapier“ – am besten mithilfe eines Video-Tutorials – angesehen hat.

Wichtig: Dafür braucht es keine IT-Kenntnisse – und schon gar keine Programmierung (No-Code).

Damit verschiebt sich der Fokus: Man trennt Aufgaben in strukturierbar und komplex.
Wichtig bei dieser einfachsten Art der Automatisierung: Man automatisiert nur das, was klar strukturiert ist.

Komplexe Anfragen erledigt weiter eine Arbeitskraft.

3. Ablauf-Prozesse überlegen statt Tools suchen

Häufig gefragt wird: „Welches Tool brauche ich?“

Zielführender ist die Frage: „Welchen Ablauf wiederhole ich ständig?“

Ab dem Moment, in dem man etwas tut, ohne nachzudenken – macht man es zu oft.
Und genau das ist ein Hinweis auf Automatisierungspotenzial.

Beispiel: Vermietung von Lagerflächen.

• Anfragen kommen rein.
• Interessenten werden manuell in Excel erfasst.
• Wird eine Fläche frei, werden alte Anfragen durchsucht.
• Es werden manuell E-Mails verschickt.

So lässt sich das strukturieren:

• Mail-Anfrage landet automatisch in einer Liste.
• Nach definierten Zeiträumen erfolgt eine automatische Mail-Nachfrage, ob weiter Interesse besteht.
• Wird eine Fläche frei, werden passende Interessenten automatisch informiert.

Hier zeigt sich, worum es geht: Das spart nicht nur Zeit – es verbessert auch den Service..

4. Automatisierung als Serviceverbesserung

Automatisierung ist nicht nur ein Effizienzthema, sondern kann v.a. auch die Kundenerfahrung verbessern.

Denn: Gerade bei Social-Media-Anfragen oder WhatsApp-Nachrichten erwarten Menschen schnelle Reaktionen

Eine sofortige Antwort auf eine Standardfrage bedeutet:

• weniger Wartezeit
• höherer Servicegrad
• professioneller Eindruck

Rechtliche Komponente beachten: Antworten innerhalb der Plattform-Regeln (z. B. 24-Stunden-Regel bei Meta) sind zulässig – unkontrolliertes Massenversenden nicht.

5. Wärmstens empfohlen: Einfach beginnen

Im Gesprächs empfehlen wir, besnders zum Start pragmatisch vorzugehen:

• Wiederkehrende Aufgabe identifizieren
• Ablauf mit Stift und Papier skizzieren
• Klar definieren: Welche Antworten sind standardisierbar?
• Mit einem einfachen Use Case beginnen
• Testen – erst dann live schalten

Erst wenn dieser erste Prozess funktioniert, geht man den nächsten an – oder auch einen Schritt weiter.

KI ist dient hier nicht als Ersatz für menschliche Arbeitskraft – sondern minimiert Unterbrechungen.
Sie übernimmt Routinen, damit Unternehmer sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

6. Angebot der WK Tirol

Im Unternehmen können sich bei Veranstaltungen und Workshops informieren bzw. direkt an die WK, Digitalisierung und E-Commerce wenden.

Neben Events, Workshops und Webinaren (DIGI.talks, KI-Afterwork, KI-Impulstag) gibt es kostenlose Erstgespräche für Mitglieder, um konkrete Prozesse zu analysieren und Umsetzungsmöglichkeiten zu besprechen.

Infos zu KI-Events der Wirtschaftskammer Tirol.

Kontakt zu WK eCommerce

In Folge 24 spricht Petra LIebl, Expertin für digitales Marketing mit KI mit Rafael Pauley, Teamleiter eCommerce & Digitalisierung der WK Tirol

Rafael Pauley, Teamleiter Digitalisierung & KI im E-Commerce bei der Wirtschaftskammer Tirol

Mehrfacher Gründer & Unternehmer mit Fokus auf Prozessoptimierung
Begleitet in der WK Tirol Unternehmen bei Fragen der Digitalisierung

Weitere Infos & WK-Events in Tirol:

• Veranstaltungen der Wirtschaftskammer Tirol zu Digitalisierung und KI
• Kontakt zu WK eCommerce

Petra LIEBL – Content Bakery

Als erfahrene Onlineexpertin und zertifizierte Digitalberaterin verbindet Petra Strategie, digitales Marketing und KI zu wirkungsvollen Online-Lösungen für Unternehmer:innen. Digitaler Transformation denkt Petra 100% Menschen-zentriert und stellt die Machbarkeit für Unternehmer in den Vordergrund.

Mit ihrem digitalen und Marketing-Background geht es für Petra darum, den Blick weg von Tools, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation zu lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen – und dabei den Blick für Chancen aber auch kritisches Denken und Handeln im Umgang mit KI-Tools zu schärfen.
Neben dem Menschen stellt Petra immer die Machbarkeit für Unternehmer in den Vordergrund.

„Wir wollen den Blick weg von Technik, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen.“

ÜBER DEN PODCAST

Im Podcast Vom Hype zum Handeln“ tauchen wir tiefer in einzelne Aspekte ein, lassen Experten zu Wort kommen und stellen praktische Beispiele aus der Unternehmenspraxis vor. Dabei werden sowohl erfolgreiche Implementierungen als auch Lernerfahrungen aus weniger erfolgreichen Versuchen geteilt, um Unternehmen den Weg in die KI-gestützte Zukunft zu erleichtern.

Unser Transformationspodcast „Vom Hype zum Handeln“

• erscheint 2-wöchentlich und wird um
• Audio-Bausteine aus dem „KI Kaffee“ und Beiträge zum Themenkreis Wandel und KI ergänzt.

Deine Gastgeber

• Petra Liebl – Marketing-Beratung und Digitalisierungsexpertin
• Daniel Knabl – Systemische Beratung und IT-Experte