Mehr als ein Drittel aller österreichischen Unternehmen setzt bereits auf KI-Lösungen – und doch sind Unsicherheit und Verwirrung rund um den souveränen Einsatz von KI im Arbeitsalltag an der Tagesordnung. Gerade in kleineren Betrieben herrscht Zurückhaltung. Warum klare Workflows den Unterschied für KI im Unternehmen machen – und weshalb der beste Prompt ohne durchdachte Prozesse nur halb so viel wert ist: Darüber spricht Petra Liebl diesmal mit IT-Experten Thomas Baldermann.
Voraussetzung für souveränen KI-Einsatz
Ziele und Erwartungen klären
Jeder, der KI im Unternehmen einsetzen will, steht zuerst vor einer wesentlichen Frage: Was möchten wir konkret erreichen? Souveräner Umgang bedeutet nicht, auf jedes Trendtool aufzuspringen, sondern sich von den betrieblichen Zielen leiten zu lassen. Es braucht kein Informatikstudium – aber ein Bewusstsein, wofür der KI-Einsatz überhaupt gedacht ist. Die grundlegende Überlegung: Welche Aufgaben und Prozesse lassen sich effizienter gestalten, welche neuen Möglichkeiten tun sich auf? Erst im zweiten Schritt geht es an die Auswahl der passenden Tools und Schnittstellen.
Wer sich hier Klarheit verschafft, legt das Fundament für ein strategisches Vorgehen und schafft die Voraussetzung, dass KI-Lösungen auch tatsächlich einen Mehrwert im Betrieb liefern.
Von der Spielwiese zum Workflow
Viele Unternehmen starten mit einzelnen Experimenten, doch nach der ersten Begeisterung kommt schnell die Ernüchterung: Ein einzelner Prompt an ChatGPT oder Claude ersetzt noch lange keinen etablierten Arbeitsablauf. Die Qualität der Ergebnisse steigt erst dann, wenn jeder KI-Einsatz in durchdachte Workflows eingebettet ist – genau wie bei einem Praktikanten, der richtig gebrieft werden muss, um produktiv zu arbeiten.
Spezifische Workflows entstehen durch das Zusammenspiel mehrerer Tools, Automatisierungen und klaren Anweisungen. Statt nur einen Text abzufragen, entstehen im Marketing beispielsweise komplexe Routinen aus mehreren KI-Anwendungen, automatisierten Schnittstellen und individuellen Zielgruppeninformationen. So wird KI vom Spielzeug zum produktiven Alltagshelfer.
Unterschied: Automatisierung vs. KI
Automatisierte Workflows als Rückgrat
Automatisierung ist kein neues Thema, aber mit modernen No Code-Plattformen wie Zapier oder Make wird sie Unternehmen zugänglicher denn je. Viele Routineaufgaben – von der Synchronisierung von Terminen bis zum automatisierten Versand von Newslettern – lassen sich heute (oft auch ohne KI) durch einfache Workflows effizient gestalten.
Entscheidend ist, die Prozesse anhand der konkreten Geschäftsanforderungen zu entwickeln: Was passiert, wenn ein Kunde auf einen Link klickt? Wo liegen Daten, die für eine Automation relevant sind? KI kann Texte, Kundenkommunikation oder Analysen übernehmen, doch der organisatorische Ablauf muss klar durchdacht sein. Nur so entstehen Lösungen, die Mitarbeitende entlasten und wiederholbare Effizienzgewinne ermöglichen.
KI als Teil des Workflows – nicht die ganze Lösung
KI im Unternehmen entfaltet ihre volle Kraft erst, wenn sie in bestehende Abläufe integriert wird. Ein gutes Beispiel ist der Einsatz von KI für die Analyse alter Tickets im IT-Service: Hier schlägt das System auf Basis vergangener Vorfälle passende Lösungen vor – ein Workflow, der Wissen effizient verfügbar macht. Genauso kann Voice-to-Text-KI genutzt werden, um Außendienstberichte automatisch zu transkribieren, zuzuordnen und direkt weiterzuverarbeiten.
Dabei bleibt die KI stets Regieanweisungsempfänger. Die Steuerung – welche Aufgaben in welcher Reihenfolge erledigt werden, welche Informationen genutzt werden dürfen und wie Ergebnisse weiterverarbeitet werden – liegt weiter beim Menschen.
Guidelines: Rahmenbedingungen schaffen
KI-Guidelines und Single Source of Truth
Verantwortungsvoller KI-Einsatz verlangt nach Sicherheitsstandards. Ohne klare Guidelines, welche KI-Tools wie und wofür genutzt werden dürfen, öffnen sich im Unternehmen unnötige Risiken: Schatten-KI wächst im Verborgenen, und die Kontrolle über sensible Daten geht verloren.
Eine praxisnahe Guideline klärt zum Beispiel, welche Daten über KI-Modelle laufen, was niemals in ein KI-System gehört (wie etwa Passwörter oder unveröffentlichte Geschäftsdaten) und wer für Updates und Weiterentwicklungen verantwortlich ist. Ganz zentral: Die Single Source of Truth – also eine zentrale Datenquelle – macht es möglich, dass jeder (auch die KI) auf dieselben, validen Informationen zugreift. Das schafft Transparenz und Sicherheit im Umgang mit automatisierten Workflows und KI-Einsatz.
Chancen und Risiko „Agenten“
Seit Kurzem sind sogenannte Agenten-Systeme in aller Munde: KI-Modelle, die sich eigenständig Wege zum Ziel suchen und in gewissem Rahmen sogar Entscheidungen treffen. Doch hier ist Vorsicht gefragt: Ohne Kontrolle können Systeme Aktionen ausführen, die nicht gewollt oder sogar schädlich sind. Deshalb gilt: Experimentieren ja – aber komplexe oder agentische KI stets nur getrennt vom Produktivsystem und nie ohne fachkundige Begleitung einsetzen.
Für die meisten Unternehmen ist der nächste praktikable Schritt zunächst, fortschrittliche Nutzung von Standard-KI-Systemen wie ChatGPT, Claude oder Copilot zu etablieren – integriert in sichere, nachvollziehbare Workflows.
Workflow-Entwicklung – von der Zielgruppe zum individuellen Prozess
Briefing und Kontext als Erfolgsfaktor
Der typische Fehler: Man fordert die KI mit einem Prompt auf, einen beliebigen Text zu verfassen, ohne konkreten Bezug zum Unternehmen oder zur Zielgruppe. Wer jedoch Wert darauf legt, dass die KI Ergebnisse liefert, die Menschen begeistern und wirklich weiterbringen, fängt mit einem präzisen Briefing an.
Hier zeigt sich der Unterschied zwischen Einzelfragen und echten Business-Workflows: Die besten Resultate entstehen, wenn die KI mit allen relevanten Informationen gefüttert wird – angefangen beim Nutzenversprechen, den psychologischen Bedürfnissen der Zielgruppe, bis hin zum individuellen Stil des Unternehmens. Im Marketing etwa steigert ein durchdachter Workflow, der Zielgruppendaten, Inhalte und Beispiele integriert, die Qualität von Social Media Posts oder Newslettern enorm.
Beispiele für praxisnahe Workflows
Ob regelmäßiges Testen von Website-SEO, automatisierte Event-Synchronisation mit externen Plattformen oder die Erstellung individueller Kundenangebote: Überall, wo Prozesse wiederkehren, lohnt es sich, Workflows so zu gestalten, dass KI ihre Stärken – wie Analyse, Vorschläge, Text- und Bildkreation – gezielt einbringen kann.
Mit klarem Prozessdesign entsteht Effizienz, und Mitarbeitende gewinnen Spielraum für kreativiere, anspruchsvollere Aufgaben. Erprobte Routinen bewähren sich dabei sowohl im Marketing als auch im administrativen oder technischen Umfeld und sind heute für viele kleinere Unternehmen erreichbar.
Erfolgsrezepte für KI im Unternehmen
Schritt für Schritt zum produktiven KI-Einsatz
Das wichtigste Erfolgsprinzip für KI im Unternehmen lässt sich in einer einfachen Formel zusammenfassen: Nicht das einzelne Tool, sondern der durchdachte Workflow bringt den entscheidenden Nutzen. Ein gelungener Einstieg gelingt, wenn Betriebe systematisch ihre zeitintensiven, wiederkehrenden Prozesse identifizieren – und dann Schritt für Schritt mithilfe von Automatisierungs- und KI-Lösungen smarter gestalten.
Partnerschaften mit internen oder externen Fachleuten bringen zusätzliche Sicherheit. Und wer dabei stets die Wünsche, Probleme und Nutzenperspektiven der Zielgruppen im Blick behält, wird von Jahr zu Jahr souveräner im Einsatz digitaler Helfer.
So gelingt die digitale Transformation mit KI-Workflows
KI im Unternehmen ist kein Selbstzweck – und längst keine Frage von IT-Expertise allein. Der entscheidende Hebel für Effizienz, Qualität und Souveränität sind smarte, sichere Workflows. Wer seine Prozesse kennt, den Kontext der Zielgruppe versteht und für Transparenz sorgt, verwandelt KI vom Hype zur gewinnbringenden Praxis. So wird auch in kleineren Betrieben die digitale Transformation Schritt für Schritt zu einem echten Erfolgsfaktor.
Thomas Baldermann ist IT-Spezialist und Gründer von IT Hub Tirol
Seit vielen Jahren beschäftigt sich Thomas mit der praktischen Umsetzung moderner IT-Infrastrukturen, Automatisierung und digitaler Geschäftsprozesse – insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei spielen vermehrt auch Automatisierungen und KI eine prägen de Rolle.
Thomas arbeitet an der Schnittstelle von Technologie, Betrieb und Umsetzung – und unterstützt Unternehmen dabei, ihre IT effizient, sicher und zukunftsfähig aufzustellen. Von der IT- und Daten-Analyse bis zur laufenden Betreuung.
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ÜBER DEN PODCAST
Host in Folge 27 ist Petra. Expertin für digitales Marketing mit KI
Mit ihrem digitalen und Marketing-Background geht es für Petra darum, den Blick weg von Tools, hin zum zentralen Erfolgsfaktor für digitale Transformation zu lenken: Dem aktiven Gestalten von und für Menschen in Organisationen – und dabei den Blick für Chancen aber auch kritisches Denken und Handeln im Umgang mit KI-Tools zu schärfen.
Petra LIEBL – Content Bakery
Als erfahrene Onlineexpertin und zertifizierte Digitalberaterin verbindet Petra Strategie, digitales Marketing und KI zu wirkungsvollen Online-Lösungen für Unternehmer:innen.
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